制作的なお話が続きます。イベント業に限らずだとは思いますが、皆さん普段打合せはどの様に行っていますか?上司からちゃんと教わりましたか?

自分も見よう見まねでしかなくちゃんと教わった訳ではありません。ですが、今回は悩める方のために、自分の経験上このようにしたら良いのではないかというノウハウやどのような思考回路で打合せを設定しているかを共有したいと思います。
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① どんなことを話したいか

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まず打合せを設定する際にいちばん重要なのがこれ。これ結構曖昧なまま打合せを組まれている方が多いと思いますが、それ仕事できない人です。原則としては打合せを組みたいと声掛けをした人が何らかの目標を設定すべきだと思います。

例えば、技術打合せでは設営スケジュールを決める、オペ卓配置を決める、見積りに必要な情報を伝えるなどです。打合せをしたけど、なんの話をする場なの?どこで終わる?ということが決まっていないと肝心なことが決まらないといったケースも出てきてしまします。そして誰を呼ぶべきかよく分からないことにもなりかねません。

できることなら大まかでも議題表(アジェンダ)を先に作るぐらいに勢いがあってもいいと思います。そうすることで後に決めるべき設定もおのずと明確化してきます。


② 参加メンバー設定

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続いて参加メンバーの設定ですが、この打合せにいちばん重要なキーパーソンの優先順位を決めましょう。この人はマスト、この人はいてもらいたい、この人は最悪いなくてもなんとかなる、この人は今回ではなく別の機会、もしくは電話での打合せで十分。という風に重要度の区分けを行いましょう。


③ スケジュール調整

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大まかなメンバーのイメージがまとまったところで実際にスケジュールの調整を行いましょう。スケジュール調整は先程の重要度の区分けが意味を持ってきます。参加者は皆忙しいです。ズバッと一発の候補日でスケジュールが合うことは難しいでしょう。そこで優先順位に応じた判断を行っていきます。

 スケジュール調整サービス「調整さん」
 https://chouseisan.com/
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複数の方から候補日をもらってあーでもない、こーでもないとやり取りしていませんか?実は便利なサービスがあるんです。それがこのスケジュール調整サービス「調整さん」。今回はそんなサービスを紹介したいと思います。打合せの条件を設定し、そのイベントページを作成。そのURLを参加者に送ることで、その出欠を確認することができます。欄外にコメント欄もありますので、前の打ち合わせ次第で・・・のような事情も書き込むことができますので非常に助かります。ちなみに別にこれに限らず似たようなWEBサービスがいくつかあると思いますので自分の使いやすいものを探してみて下さい。

このようなツールなどを活用し、各位のスケジュール状況をヒアリング。優先順位に基づき参加メンバーを決定していきます。


④ 打合せ場所の設定

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案外難しい打合せ場所の設定。最初の段階で大体の人数感が決まっていれば、先に会議室を押えてから打合せの連絡をするほうがいいでしょう。特に大きい会社さんなんかは会議室の数はたくさんあれど会議室が取れないので、会議室合わせでスケジュールを調整することがあるぐらいです。

そもそもどこで行うのが適切なのでしょうか?それは基本的にはビジネス上の発注者の場所に赴くというのがマナーになっています。ですので、制作会社などの場合は規模が小さいと結構会議室探しに苦労したりします。なのでクライアントとの打合せの場合は先方の事務所や指定した場所に赴くというのが基本です。逆にお迎えするケースの場合は、ご足労頂いた方へのねぎらいとして、お茶などの用意を忘れないようにしましょう。

また打合せの性質によっても場所を選ぶことがあります。それは機密事項の有無です。業務上のことがたいていが機密事項にあたると思いますので、クローズな場所(事務所内や個室など)で行うことが望ましいです。ただ業界人の方はそのあたりに疎い方が多く、業界人がたくさん来そうなカフェではその話ここでしててもええんかい!と言った内容の打合せをしている様子をチラホラ見かけたりします。

場所の案内自体は少し遅れてもあまり困ることはないので、自分なんかは人数が読めない場合などは最後に案内したりします。もちろん、移動していただく方の時間の問題もありますので、渋谷界隈で場所探し中です、など移動の目安となる情報は先に伝えます。


⑤ 資料準備

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打合せで使用する資料は可能な限り事前に送りましょう。そうすることでより深いレベルで打合せを行うことができます。またその際に事前にアジェンダ(議題表)も一緒に送れるとなお良いですね。打合せでは招いた側が使用する資料を紙出力するのですが、ここ最近の傾向では制作会社が全部を用意するといったケースは減ってきたように感じます。昔の感覚で用意していたら、昨日もらったものと同じ資料ですか?と聞かれて、皆さんもう出力されて目を通して頂けているケースが増えたように感じます。


⑥ 当日の打合せスケジュール

ちょっと高度なコントロールとなりますが、当日の打合せの議事進行を制作会社がリードすることが多いのですが、その進行によっては後半にこの話題になるので、この人は途中参加でいいですよ、といったケースもあります。打合せ時間は読めないことが多いのでこれを高い精度で調整するのはかなり難しいですが、あまりにも意味がない打合せに同席させられる方も苦痛だと思いますので、できる限りうまくコントロールするようにしましょう。



どうですか?今まで曖昧だった打合せの設定方法がちょっとだけクリアになりましたか?

ここから先の段階ですが、打合せの進め方や議題表の作り方にもちょっとしたコツはあります。ですが、それはまた別の機会にノウハウをお伝えしたいと思います。