すごく初歩的なビジネスマナーで恐縮ですが、そうです、メールの送り方です。かねてより腹立たしく思っていることがあります。それはメールのCCを適当に入れる人。制作にとっては罪悪人ですね。今だにこんな迷惑なメールを送り人が跡を絶ちません。

今回はこのような方を根絶するべく制作業にとってのメールの送り方のタブーを5つにまとめてご紹介したいと思います。

制作業にとってのメール

制作業とはつまるところは情報の交通整理屋さんなわけですよ。これはイベントにかかわらず全ての制作業の方に言えると思います。メールとは現代における情報伝達手段のメインとも言うべきツールです。メールの送り方はどんな素晴らしいマニュアルやどんな見やすい台本よりも重要な気がします。マニュアルや台本のフォントやレイアウトにこだわるより、制作業としての的確なメールの送り方をまずはマスターしましょう！

間違ったメールのやりとりを続けることで無駄な情報量が増え、誤解を招き、ミスが増える。こんな制作会社ははっきり言って無駄です。こんなもんスパムとなんら変わりません。身を引いた方が良いイベントができるでしょう。

制作業の方はとにかくメールの精度を上げることに注力しましょう。そうすることで、無駄な会議、無駄な電話が減り、時間効率ぐんとアップすると思います。

ここからはついやってしまいがちなメールの間違った送り方をご紹介したいと思います。

1. 違う件名でたくさんやりとり

メールの一番最初に来るものと言ったら、そう件名ですね。

文字通り要件のタイトルを記載する部分です。自分は仕事ができると思っている人に多いのですが、もうその件名の内容じゃないのにずっと同じメールの返信返信でやり取りしている方。いますよね。これほんと迷惑です。。後でメールを見返そうと思ったけどどのメールに書いてあったか探せない。人によっては件名だけでスルーしてしまうこともあります。派生型で慌ててメールの件名が無題の方も同罪です。

件名にはそのメールの要点がひと目で見て分かるようなタイトルを付けましょう！依頼なのか、返信が欲しい確認なのか、返信不要のお知らせなのかがタイトルで分かるように工夫をしてくれている制作会社からメールを受け取ると分かってるなと感じます。

またメールを受け取る方はあなたの仕事だけをしている訳ではありません。件名になんの案件かが分かるようにするのもマナーですね。

自分はいつもこのようにしていますが、特にこだわりのない方は是非真似してみてください。

2. 1つのメールにたくさん書いちゃう

ものすごく長文を書いてしまい、何が言いたかったのこれ？ってメールを送っている方も注意が必要です。制作業として注意点や大事なことがありすぎてたくさん書きたくなる気持ちは分かるのですが、読む側もけっこう大変です。

メールの文章をHTMLにして文字サイズや太字、色文字、アンダーラインを駆使して送ってくれる方もいますが、そこまでするなら正直内容を絞ってもらえた方が嬉しいです。

原則としては1メールには1コンテンツにしましょう。たくさん書きすぎてメールの件名に「もろもろ」とか書いちゃう人。制作業としては好ましくありません。

メールが便利になったとは言え、どうしてもメールだけでは誤解も生まれます。情報量がやたらと多くなる場合は、打合せの機会を設けるか、別のペーパーにまとめるかしましょう。

3. 自分の備忘録的に相手に送りつけちゃう

自分が聞いた情報を速報とばかりにすぐに送っちゃう人もいますよね。これもなかなか迷惑です。相手の受信トレイはあなたのメモ帳ではありません。あなたにとっては重要な情報かもしれませんが、こっちにとってはあんまりいらない情報の場合がたくさんあります。

経験の浅い制作や、やたら営業的な制作の方はクライアントから言われた情報をすぐにテクニカルの方に伝えたがりますよね。これ迷惑だなと思います。

現場が3ヶ月も先なのに「現場はスーツで」とか送っているのを見るとちゃんちゃらおかしく感じます。ドレスコードなんて1週間も前に伝えれば十分ですよね。

制作業としてはその情報が相手にとってそのタイミングで本当に必要かよく吟味してから送りましょう！早すぎるタイミングのメールは相手も注意をせずスルーしてしまう可能性が高いです。相手が聞こうと思うちょい前に送るのが理想ではないかと思います。

4. CCに関係ない人をたくさん入れる

これ一番嫌いです。きっと心配性の方に多いのでしょうね。

最後まで文章を読んでから気づくのですが、「俺これ1ミリも関係ない」と。すごく時間が無駄だったなと感じてしまいます。CCに入れたがる人はその行為が沢山の人々のリソースを奪っていることを自覚しましょう。

ミスが起きた場合、送っていないことは100％自分のミスになりますが、CCに入れてたら「あなたも見てましたよね」と責任を分散できる。そう思っているのでしょうか。一時期ものすごくこのスタイルが多かったのですが最近情報セキュリティの観点からなのか少し減った気がします。ありがたいことです。

実際のところこのメリットとデメリットのバランスはどうなんでしょう。まとめてみましょう。


やっぱりまとめてみてもたいしたメリットじゃないですね。メールを送る際にCCに入っている方々が本当に入れるべきかチェックをしてから送りましょう！自分からCCを入れる際はもちろんのこと、相手のメールに返信する際にも、明らかに関係ない人が入っていたらCCから外しましょう。

5. 返信、転送元の必要ない引用部分をつけっぱなし

メールを全員返信する場合によくあることなんですが、この引用部分をつけっぱなしにする人いますよね。後でメールをキーワード検索する際にこういうメールすっごく邪魔です。ごくたま～にこの引用部分にめちゃくちゃ重要な内容があったりすることも。忙しいと正直こんな引用部分まで見ていられないですよね。

しかもこういうのを多用する人に限って最初の方の転送は別の人との全く関係ないやりとり。情報のトラフィック的にも、守秘義務の観点からも非常に迷惑です。自分のところにこんなメールが回ってきたら明らかに不要部分は削除して返信することをオススメします。

制作業におけるメールの極意

どうですか？結構この5つのタブーやってませんか？またやっている人を多く見ませんか？

こんなタブーメールばっかり送って仕事をしている気になっている方は即刻止めましょう！

現代においてはただでさえ多くの情報が送られて来ます。タブーメールがその中でも無駄な情報をさらに拡散し、必要な情報を伝えづらくしてしまっているのです。今は実業務よりもたくさんの情報量から正しいもの、必要なものを抜き出す作業が時間の大半を割いているような気がします。忙しい我々にはメールを処理する時間が無限にあるわけではありません。

制作業としてはこの無駄な作業を押し付けないことが最も重要なことだと思います。

音響さんは音響さんの仕事、照明さんは照明の仕事、映像さんは映像の仕事、といった本業に注力できるような情報伝達を心がけましょう！タブーメールを送っていたという方は、今からでも遅くはないので、自分だけでもすぐに行動を改めてコンパクトで正確なメールの送り方を身に着けましょう！


ここで覚えておくべき極意をまとめてみました。

メールを送る時の4つの極意



メールを送る時は常にこの4つを心がけましょう！

メール以外のツールの発達

最近はスマホを中心としたアプリやチャット系のWEBツールの充実が目覚ましいですよね。まだ使われていないという方は便利なので是非メールの代わりにこちらのツールも活用してみて下さい。

LINE

業務でLINEグループを利用されている方も多いと思います。弊社でも最近は現場に入るメンバーでLINEグループを作り、当日の業務連携を行っています。またファイルも送れるので日常の報告などにも活用しています。最近は業務で使うのはちょっと･･･と感じる人も減ってきた気がします。LINE PAYなどもサービスが本格導入され始めますます便利になってきていますね。


チャットワーク

あと弊社で使っているのがチャットワーク。PCで使えるチャットサービスなんですが、使われている会社さんも増えているようです。プロジェクトごとの管理ができるのでまぁ便利なこと。これでTODOの管理もできるので、業務上の漏れのチェックもできちゃいます。またポップアップやスマホ版の通知機能もあり、皆が使っている環境だと仕事が早い早い。他にもチャット系のサービスがあると思いますので、自分や自分の会社に合うサービスを是非探してみましょう。


このようなツールを活用して、不幸なタブーメールを送る方々を是非駆逐してもらいたいものですね。

ただこのような便利なツールにも問題があります。メールですらマナー的にどうかと思うことが多いのに新しいツールだとまた新しいマナー問題があるのではないかということです。実際にLINEを会社で使われている方は1日中夜中でもなんでも報告やら確認が来て、気が滅入ってしまった人の話を聞きました。ビジネスで使うのであればまた新たなるマナー、ルールを決めないといけないですね。

メールでも同じですが、人間のリソースには限界があります。いくらツールが便利になっても結局はそれを使いこなす方に問題があれば同じ問題が起こりうります。制作業に関わる皆さんは無駄な情報発信を行わないように最新の注意を払ってください。



自分のメインとする制作業務の内容なのでちょっと書き方が厳しいですね。でも制作業を行っているとこのようなことが本当に多いのです。あなたの些細なメールが皆さんの迷惑になっていることが多いので是非気をつけて下さい。