イベント屋たるもの休みは休みにあらず。なんて全時代的なことを言ってたら優秀な人材はそとに逃げて行ってしまいますよ。さぁ世間はゴールデンウィーク。休める方はちゃんと休みましょう。

5月のイベント制作ってスケジュール調整が難しいですよね。まだ1ヶ月あるって思ってても、実際はゴールデンウィークがあるので、正味3週間。ゴールデンウィーク明けたらスケジュールが急に厳しくなって慌てる慌てる。そんなことがないように今回は、ゴールデンウィークに限らず土日祝にできない作業をまとめたいと思います。
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銀行関係の手続き

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実体験としてもあるのですが、当時慣れていない物販イベントの運営を任されて、物販の勢いがものすごくて、釣り銭が足らない足らない。

計画が甘かったと言えばそれまでですが、全員まさかそんなに売れる思わなかったわけですよ。3日分の釣り銭が1日で消える。正直青ざめましたよね。その時は結局慌てていろいろなところから100円玉、1000円札をかき集めた訳なんですが、こんなことにならないように銀行に関連する業務は必ず平日に行いましょう。釣り銭は余裕を持って準備しましょう。

釣り銭両替以外のイベント制作に関わる銀行業務をまとめてみましたので参考にしてみて下さい。

・仮払い出金
・精算
・振り込み
・入金確認


特殊な専門性の高い備品

イベント制作をやり慣れていない方にありがちなんですが、イベントの時ってちょっと変わったものが必要になりますよね。時間に余裕がある時は簡単に手配ができるんですが、ちょっと変わったもの、専門性の高い備品は土日祝にはなかなか手配できなかったりします。これらは普通の備品よりも慎重に手配の確認を行いましょう。

ここからは自分の経験をもとに困ったケースをご紹介したいと思います。


オーケストラの譜面台

以前オーケストラ的なパフォーマンスがあるイベントの制作に関わっていたんですが、主催側が持ってくると言っていた譜面台(折りたたみの練習用のやつではなくしっかりしたやつ)の手配を忘れていて、なんとかして欲しいと。別用件で入って頂いた楽器屋さんに相談して事なきを得たんですが・・・ このような専門備品は手配を苦戦しますね。

これ ↓ ではなく
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これ ↓
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調理備品の電子はかり

調理備品も探すの結構大変でした。地方のイベントで量り売りの惣菜屋さんが出店していて、こっちが備品を用意する契約になっていたので依頼された備品をこっちで手配したんですが間違ってしまいまして。「電子はかり」を依頼されたんですが、当時の自分の認識が甘く電話で念を押されたにも関わらず簡易なものにしてしまっていたんですね。余裕がなく確認を怠った自分が悪いのですが。

そしたら当日に「これじゃない」と。業務用のもので重さを入れると金額も出るやつじゃないと対応が間に合わないと言われました。オリジン弁当さんなどであるアレですね。こんなもんゴールデンウィーク期間中に見つかるわきゃなく、ごめんなさいの謝り侍と化しました。結局なきゃないなりにできるものでご迷惑をかけながらもなんとかなりました。


「墨汁」と「墨入れ用バケツ」
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まだまだあります。これも昨年の出来事なんですが、一緒に仕事をしているパートナーが手配を忘れていて危なかったことなんですが、「墨汁」と「墨入れ用バケツ」を前日に依頼されました。

地方でのイベントだったのですが、書道パフォーマンスをされる際に使われる備品で、墨が垂れないような粘度の高いもので銘柄を指定されていました。またバケツも現場用の味気ないものではなく、メタリックないい感じのものをリクエストされていまして・・・ まぁないですよね普通。

でもなんとかなったんです。たまたまその時に入っていた現地の会社さんがその書道家さんとお仕事をされていて、たまたまその時に買った備品をとっておいたそうです。墨もまだあまりが十分にあって買い足さなくてもOKとのこと。ラッキーとしか言いようがないですね。


過去最大に「こんなもの無理だろ」って思った備品
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「酸素」です。LIVEで酸欠になったアーティスト用に欲しいと言われ、日曜日の18時頃から探し回りました。地元の医療機関の会社がたまたま持っていてくれたので手配ができました。しかも配達してくれて。これ奇跡に近いですね。


大量備品手配

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数が多いものも同じように危ないですよ。当たり前のものでも数が多くなると途端に足らなくなったりします。イベント時って通常では考えられないぐらい一気にたくさん使ったりするものです。

例えばで言いますとサイリューム。イベントの演出で来場者にサイリュームを配ったりする場合は事前に手配の裏取り、確保が必要です。通常個人レベルで買うといってもパーティーとかでもせいぜい30本とかですよね。イベントで300本使う場合、何店舗回ってかき集めないといけないか、ということです。量販店にあるようなものでも数が多くなるとメーカーや問屋に集めてもらう必要が出てきます。またそのような会社は土日祝休みの場合が多いので注意しましょう。


ビジネス手続き、BtoBビジネス手配

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イベント業で土日祝に当たり前に出ている方はたまに忘れてしまうのですが、ビジネスの手続きは全部平日に行われています。BtoC型の会社なら土日祝でも問題ないのですが、BtoB型はほぼ土日祝は休みです。現場が月曜日の時などは本当に注意して下さい。

具体的にはこのようなものがあります。

行政申請(保健所など)
BtoBビジネスの取引先(クライアントや協力会社)
印刷屋
・徽章屋
・イベント保険

※行政も可動していることもありますが、土日祝に申請などは受け付けてくれない場合があります。


プリンタトラブル

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いっちばんこれ困りますよね。週末に台本やマニュアルの作業をして、いざ出力しようと思ったらトナー切れ。廃トナーボックス交換、紙詰まり、紙片れ(補充分含む)、ネットワーク障害・・・

ただでさえしんどい休日出勤、深夜残業中に起こる不幸の連鎖。しんどいですよね。なくなく高い印刷屋さんにお願いしたことありませんか?

このようなことがないように、休み明けに大きな現場や打合せがある場合は必ず事前に補充とメンテンナンスを行いましょう。


まとめ

最近は土日祝深夜でも営業しているお店もたくさんありますよね。印刷会社のキンコーズやドンキホーテなどの量販店、コンビニはイベント屋さんの強い味方。皆さん、イベントで急遽足らないものが出た時にこれらの店舗にお世話になったことがあると思います。

このようなお店がたくさんあるからと言って、全部の店舗が常にやっていてくれると思ったら大間違い。逆にそれが油断を招いてしてしまうのです。

ここ最近の傾向を考えてみて下さい。店舗の24時間営業を止めるところも増えていますよ。お店を締める大型店舗もたくさんありますよ。地方に行くとそれはさらに顕著です。昔バイクで北海道をツーリングしていた時に日曜日ガソリンスタンドが休みでぶったまげたことがあります。


土日祝に慌てないために、相手が休むタイミングを織り込んだスケジュール管理を行いましょう。

また手配する数、手配するものの特殊性を把握しておくことも重要です。普段でも、大量に手配したい時は?ということを頭の片隅に置いて、イベントで使うものがいつもだいたいお店に何個ぐらい在庫としてあるかを把握しておきましょう。