イベントの打合せをする時に何をどこまで決めたらよいか悩んだりしませんか？
実はこれ僕らもなかなか悩ましかったりします。
今回はやや発注者向けの内容かもしれませんね。
今回は打合せの中で情報を決め込むことのメリットとデメリットを整理したいと思います。
打合せの中で
「それ決める必要ある？」みたいな質問が出る時があると思いますが、
もしかしたらそれすごく重要な積み木のパーツかもしれませんよ。
まずはメリットから行きます。
事前に決め込んでいることが多ければ多い程スタッフが今後の展開のシミュレーションが
立てやすく、いろいろなことをスムーズに進行することができます。
逆に全然情報を共有頂けないと高いギャラを払っている優秀なスタッフたちがその能力を
十分発揮することができず、もったいないことになりかねません。
そしてスタッフの拘束時間に対しての稼働効率が上がります。
悩みながらスタッフに説明すると純粋に時間がかかります。
全スタッフの時間をオリエンで長く費やすのは時間の無駄ですよね。
特に朝の時間、スタッフが配置に付きまでの時間を限りなく効率的に使うために
決めごとをコンパクトにまとめて伝えましょう。
あとは判断がブレづらくなります。
対処した人次第で判断が変わるのはトラブルが起きやすいですよね。
事前に決め込んでおけば、困ったこと発生した時に複数の関係者で
協議する時間が省けます。
責任者はただでさえいろいろな人から、
「あれどうなってる？」「これどうだっけ？」と追い立てられますが、
決め込まれていることが多ければ、別の人間でも同じ判断基準で対処できます。
小さい規模であればそこまででもないと思いますが、
規模が大きい場合は一部の人間が過剰負荷になってしまったりします。
共通認識事項を増やし、現場の責任者の判断回数を減らし、
突発事項の対処に当てれる余力を残しましょう。
イベントは追い立てられるのが醍醐味なんて言っている人は子供っぽい
倫理感なので早くその領域から脱却してください。
なんと言っても早めに決めこむことで手配の成功率、クオリティーを
上げることができます。
スケジュールに余裕ができることで、たくさんのものや人を手配しやすい、
その業務に秀でているスタッフを早めにアサインできる、
なんなら安く手配できることもあります。
通常だったら手配できるものが✕100とかになるも不可能ということは非常に多いです。
一見決め込んだ方がいいことが多そうですが、
デメリットになってしまうケースもたくさんあります。
決め込むことに時間がかかりすぎて時間が足りなくなる。
そもそも何を決めなければいけないかを決める作業がものすごく難易度が高いです。
決めるには優先順位、決め込むレベル設定、決める時期を整理する必要があり
これを適切に判断しないと会議は踊る、されど進まずという状態を招いてしまいます。
続いてのデメリットは計画が現場で変わってしまった時に修正するのが大変。
たまにあることですが、もともとのお話に対して純度が高く決め込んでしまうと
突発的に前提から変わってしまった場合に対処しきれなくなる場合があります。
よくできたイベントは複雑に積まれたは積み木みたいなもので、
一番土台が崩れてしまうと後から組み替えると辻褄が合わなくなることが
たくさんでてしまいます。
あとは案外多いのがこれ。
イベントが持っているライブ感が失われてしまう。
決め込むイベントはどうしても予定調和になり、熱量が下がる傾向にあります。
この発想であまり中身を決め込まないイベントもたくさんあります。
代表的なのはニコ生系の配信イベントです。
飛び入りやミラクルな出来事など企画者が意図しない化学反応が
起きたりするのが魅力ですね。
ただ出演者が遅刻してくる、機材トラブル、配信トラブル、スケジュールがズレるなど
たくさん目にしたことがあり、個人的にはあまり好ましくないのですが、
最近はそれすらも面白いと思う人が増えています。
積み木をいっそ積まなきゃいいって発想ですね。
それもそれで新しい価値観としては認めるべき方法です。
さしずめTV番組でいうと、
ドラマが決め込みイベント、24時間テレビのような生放送が決め込まないイベント、
生放送のニュース番組が決め込みと決め込まないのハイブリッド型という感じです。
24時間テレビのような生放送の段取りのぐだぐだ感を見てると
決め込みきれないことが多いからやはりそうなるだろうなと変な安心感を感じてしまいます。
決め込むバランスが重要
じゃどっちがいいんだ！という声が聞こえてきそうですが、
イベントの規模や特性、予算やスケジュール感に応じて決め込む設定を
コントロールすることが重要ということを知って頂きたいと思います。
この辺の作業を得意としているのがイベント制作会社の制作という業務、
プロデュースという業務を担当している人間です。
僕自信がまさにそれにあたります。
ちなみに僕は打合せがとっちらかっている状態を見るとワクワクしてしまうぐらいの
性質の持ち主です。
イベント会社の人間から「それ決める必要ある？」って質問も一見関係ないようで
実は重要な積み木のパーツの場合もありますのでお付き合いをお願いします。
ただ悲しいかな、毎回同じ積み木の組み方しかできない柔軟性のない人も
制作会社の中でたくさん見かけます。
制作会社の人でも本当に「それ決める必要ある？」って質問をしている人も
多かったりします。
聞けば「マニュアルに載せますので」なんて言う人も過去にいましたが、
それは理由ではなく書類の完成度のことしか考えていないただのエゴです。
イベント制作会社を名乗る人たちは
何でもかんでも打合せで決め込んで打合せを無駄に長引かせたり、
逆に聞くべきことを聞かず直前で慌ただしくなることの無いよう、
決め込むべき情報の上手なコントロール方法を身につけましょう。
実はこれ僕らもなかなか悩ましかったりします。
今回はやや発注者向けの内容かもしれませんね。
今回は打合せの中で情報を決め込むことのメリットとデメリットを整理したいと思います。
打合せの中で
「それ決める必要ある？」みたいな質問が出る時があると思いますが、
もしかしたらそれすごく重要な積み木のパーツかもしれませんよ。
まずはメリットから行きます。
事前に決め込んでいることが多ければ多い程スタッフが今後の展開のシミュレーションが
立てやすく、いろいろなことをスムーズに進行することができます。
逆に全然情報を共有頂けないと高いギャラを払っている優秀なスタッフたちがその能力を
十分発揮することができず、もったいないことになりかねません。
そしてスタッフの拘束時間に対しての稼働効率が上がります。
悩みながらスタッフに説明すると純粋に時間がかかります。
全スタッフの時間をオリエンで長く費やすのは時間の無駄ですよね。
特に朝の時間、スタッフが配置に付きまでの時間を限りなく効率的に使うために
決めごとをコンパクトにまとめて伝えましょう。
あとは判断がブレづらくなります。
対処した人次第で判断が変わるのはトラブルが起きやすいですよね。
事前に決め込んでおけば、困ったこと発生した時に複数の関係者で
協議する時間が省けます。
責任者はただでさえいろいろな人から、
「あれどうなってる？」「これどうだっけ？」と追い立てられますが、
決め込まれていることが多ければ、別の人間でも同じ判断基準で対処できます。
小さい規模であればそこまででもないと思いますが、
規模が大きい場合は一部の人間が過剰負荷になってしまったりします。
共通認識事項を増やし、現場の責任者の判断回数を減らし、
突発事項の対処に当てれる余力を残しましょう。
イベントは追い立てられるのが醍醐味なんて言っている人は子供っぽい
倫理感なので早くその領域から脱却してください。
なんと言っても早めに決めこむことで手配の成功率、クオリティーを
上げることができます。
スケジュールに余裕ができることで、たくさんのものや人を手配しやすい、
その業務に秀でているスタッフを早めにアサインできる、
なんなら安く手配できることもあります。
通常だったら手配できるものが✕100とかになるも不可能ということは非常に多いです。
一見決め込んだ方がいいことが多そうですが、
デメリットになってしまうケースもたくさんあります。
決め込むことに時間がかかりすぎて時間が足りなくなる。
そもそも何を決めなければいけないかを決める作業がものすごく難易度が高いです。
決めるには優先順位、決め込むレベル設定、決める時期を整理する必要があり
これを適切に判断しないと会議は踊る、されど進まずという状態を招いてしまいます。
続いてのデメリットは計画が現場で変わってしまった時に修正するのが大変。
たまにあることですが、もともとのお話に対して純度が高く決め込んでしまうと
突発的に前提から変わってしまった場合に対処しきれなくなる場合があります。
よくできたイベントは複雑に積まれたは積み木みたいなもので、
一番土台が崩れてしまうと後から組み替えると辻褄が合わなくなることが
たくさんでてしまいます。
あとは案外多いのがこれ。
イベントが持っているライブ感が失われてしまう。
決め込むイベントはどうしても予定調和になり、熱量が下がる傾向にあります。
この発想であまり中身を決め込まないイベントもたくさんあります。
代表的なのはニコ生系の配信イベントです。
飛び入りやミラクルな出来事など企画者が意図しない化学反応が
起きたりするのが魅力ですね。
ただ出演者が遅刻してくる、機材トラブル、配信トラブル、スケジュールがズレるなど
たくさん目にしたことがあり、個人的にはあまり好ましくないのですが、
最近はそれすらも面白いと思う人が増えています。
積み木をいっそ積まなきゃいいって発想ですね。
それもそれで新しい価値観としては認めるべき方法です。
さしずめTV番組でいうと、
ドラマが決め込みイベント、24時間テレビのような生放送が決め込まないイベント、
生放送のニュース番組が決め込みと決め込まないのハイブリッド型という感じです。
24時間テレビのような生放送の段取りのぐだぐだ感を見てると
決め込みきれないことが多いからやはりそうなるだろうなと変な安心感を感じてしまいます。
決め込むバランスが重要
じゃどっちがいいんだ！という声が聞こえてきそうですが、
イベントの規模や特性、予算やスケジュール感に応じて決め込む設定を
コントロールすることが重要ということを知って頂きたいと思います。
この辺の作業を得意としているのがイベント制作会社の制作という業務、
プロデュースという業務を担当している人間です。
僕自信がまさにそれにあたります。
ちなみに僕は打合せがとっちらかっている状態を見るとワクワクしてしまうぐらいの
性質の持ち主です。
イベント会社の人間から「それ決める必要ある？」って質問も一見関係ないようで
実は重要な積み木のパーツの場合もありますのでお付き合いをお願いします。
ただ悲しいかな、毎回同じ積み木の組み方しかできない柔軟性のない人も
制作会社の中でたくさん見かけます。
制作会社の人でも本当に「それ決める必要ある？」って質問をしている人も
多かったりします。
聞けば「マニュアルに載せますので」なんて言う人も過去にいましたが、
それは理由ではなく書類の完成度のことしか考えていないただのエゴです。
イベント制作会社を名乗る人たちは
何でもかんでも打合せで決め込んで打合せを無駄に長引かせたり、
逆に聞くべきことを聞かず直前で慌ただしくなることの無いよう、
決め込むべき情報の上手なコントロール方法を身につけましょう。
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