それでは各ページにはどのような情報を掲載するかですが、まずは前半戦の項目について解説したいと思います！2018年3月15日投稿
必要な情報は
【開催概要】
イベントのアウトラインにあたる基本的な情報を掲載して下さい。
・イベントタイトル
・会期
・開場、本番時間
・会場
・来場予定人数、属性
・目的
・主催等(クレジット)
目的などは情報が整理されていない場合は入れなくても良いと思いますが、
このイベントは誰がなんのために行っているのかの共通認識はあると
迷った時の判断が間違いづらくなるので欲しいところですね。
PR販促目的なのか、購入まで至って欲しいのかによっても大きく違うかと。
また事前にやり取りを重ねていると更新忘れが案外多いのが
このページだったりもしますので注意しましょう。
【会場アクセス】
イベント会場に間違いなくたどり着くための情報を入れましょう。
・会場周辺図
・施設名称と住所
・交通手段
・集合場所
・施設外観写真
会場入りの導線がややこしい場合は丁寧に入れた方がいいと思います。
タイトな朝イチの集合で手間取ると致命的な場合があります。
会場さんのオフィシャルの簡略化された地図が好きなんですが、
地図は最近GoogleMAP入れる方が多いですね。
会場が周知の場所で迷いようがない場合は入れなくても構いません。
今後は時代的に削除される可能性のあるページかもしれないですね。
【組織図】
担当区分が分かる情報を分かりやすく入れましょう。
・組織図
・トランシーバー系統図
役に立つ組織図の作成は案外難しかったりします。
難しいと思いますが、責任系統図と現場指示系統図がはっきりと
分かれている資料が本当は望ましいですね。
制作段階の指示系統と現場の指示系統がごっちゃになっている組織図も
結構目にしますが、運営マニュアルとしては無駄な情報です。
現場で連動しないデザイナー名とかWEB会社名とかはいりません。
あと現場にも来ない偉い人の名前をたくさん主催枠に入れるの
ほんとバカバカしいので止めるべきだと思います。
トランシーバーは所持者が明確になっていると配布回収が非常に助かります。
【スケジュール】
スケジュールのページはイベント屋の真価が問われるページです。
気合を入れて作りましょう。
・全体スケジュール
・日別スケジュール
・設営スケジュール
・リハーサルスケジュール
・出演者スケジュール
日程が複数ある場合、単日であるなど場合によりページ構成を工夫しましょう。
情報量に応じて1時間刻み、30分刻み、15分刻みなど使い分けが重要で、
後から増えると非常に面倒なので、実施計画書できっちり時間計画を
把握してから作成したいものです。
当たり前ですが、大きいスケジュール→細かいスケジュールまたは
パートスケジュールに流れていくのが基本です。
最初の全体スケジュールに異常に小さい文字で書き込みまくるのは
努力の割りに意味がありません。
全体スケジュールを考える上で重要事項だけ全体スケジュールに入れましょう。
人によってはステージの本番スケジュールだけを見たいのに弁当の入りの
スケジュールがやたら細かく書かれていて見づらいのは本末転倒。
現場の最大公約数を考えて便利な資料作りを心がけましょう。
今後便利な雛形をアップロードするなども検討したいなと思っています。
設営、リハーサル、出演者のスケジュールの組み立て方はまた別の機会に記事を
書きたいと思います。
【プログラム】
運営側とは言えどもどんな内容のステージ進行かはざっくりと把握した方が
総合的に良いイベントになると思いますのでこれも載せておきましょう。
・進行表(プログラム、タイムテーブル、式次第)
言葉のブレがありますが、大体は同じ意味です。
しいて言うなら進行表とタイムテーブルは時間に合わせてプログラムを整理したもの。
プログラムはそれぞれの時間の記載のない内容だけのもの。
この言葉のブレ問題は新規参入者にとっては結構厄介ですよね。
これも別の機会に分類表を作成したいなと思っています。
【会場図面】
スケジュールと図面はマニュアルの最もよく見るページの2大巨塔ですね。
・会場構成図
・会場平面図
・会場立面図
・会場断面図
・控室配置図
・サイン図
・誘導、導線計画図
図面的にはこんなページがよく入ってきます。
会場構成は平面図に分かりやすく部屋の役割を書き入れたもので、
使用する部屋、入口や搬入口、受付配置や控室配置、関係者席をまとめたりします。
平面、立面、断面は基本的には技術スタッフ用に必要なサイズ検証用や
備品配置確認用で使用しますので、上記の運営上必要な情報はあまり目立っていません。
断面図が役に立つケースもそれなりあったりしまして、
プロジェクターや生カメの配置により頭のかぶりなど検証する際に使います。
控室配置は3つ以上あればマストで入れるべきです。
誰がどの部屋に何名入るかなどを書き入れましょう。
入れ替えがある場合は使用時間などを入れる場合も多いです。
サイン図は正確には文字校正用のデザインを掲載するのと配置図を入れます。
サインの配置は運営スタッフ側で行うことも多いので、数多くサインを設置する場合には
ぜひ入れて下さい。
誘導動線計画はサイン図やスタッフ配置図とセットになることも多いですが、
導線が複雑な場合に入れ込んで下さい。
前半はこんなところですね。
次回は後半について解説します。
表紙
パっと見てなんの資料かが分かることが重要です。デザインや画像やロゴなどを入れたりして視認性を高めましょう。必要な情報は
- イベントタイトル
- タイトルロゴや会社ロゴ(パッとみてなんのイベントか分かる様に)
- 書類種類(この場合は運営マニュアル)
- 第何稿
- 更新日
- 作成責任会社名
【開催概要】
イベントのアウトラインにあたる基本的な情報を掲載して下さい。
・イベントタイトル
・会期
・開場、本番時間
・会場
・来場予定人数、属性
・目的
・主催等(クレジット)
目的などは情報が整理されていない場合は入れなくても良いと思いますが、
このイベントは誰がなんのために行っているのかの共通認識はあると
迷った時の判断が間違いづらくなるので欲しいところですね。
PR販促目的なのか、購入まで至って欲しいのかによっても大きく違うかと。
また事前にやり取りを重ねていると更新忘れが案外多いのが
このページだったりもしますので注意しましょう。
【会場アクセス】
イベント会場に間違いなくたどり着くための情報を入れましょう。
・会場周辺図
・施設名称と住所
・交通手段
・集合場所
・施設外観写真
会場入りの導線がややこしい場合は丁寧に入れた方がいいと思います。
タイトな朝イチの集合で手間取ると致命的な場合があります。
会場さんのオフィシャルの簡略化された地図が好きなんですが、
地図は最近GoogleMAP入れる方が多いですね。
会場が周知の場所で迷いようがない場合は入れなくても構いません。
今後は時代的に削除される可能性のあるページかもしれないですね。
【組織図】
担当区分が分かる情報を分かりやすく入れましょう。
・組織図
・トランシーバー系統図
役に立つ組織図の作成は案外難しかったりします。
難しいと思いますが、責任系統図と現場指示系統図がはっきりと
分かれている資料が本当は望ましいですね。
制作段階の指示系統と現場の指示系統がごっちゃになっている組織図も
結構目にしますが、運営マニュアルとしては無駄な情報です。
現場で連動しないデザイナー名とかWEB会社名とかはいりません。
あと現場にも来ない偉い人の名前をたくさん主催枠に入れるの
ほんとバカバカしいので止めるべきだと思います。
トランシーバーは所持者が明確になっていると配布回収が非常に助かります。
【スケジュール】
スケジュールのページはイベント屋の真価が問われるページです。
気合を入れて作りましょう。
・全体スケジュール
・日別スケジュール
・設営スケジュール
・リハーサルスケジュール
・出演者スケジュール
日程が複数ある場合、単日であるなど場合によりページ構成を工夫しましょう。
情報量に応じて1時間刻み、30分刻み、15分刻みなど使い分けが重要で、
後から増えると非常に面倒なので、実施計画書できっちり時間計画を
把握してから作成したいものです。
当たり前ですが、大きいスケジュール→細かいスケジュールまたは
パートスケジュールに流れていくのが基本です。
最初の全体スケジュールに異常に小さい文字で書き込みまくるのは
努力の割りに意味がありません。
全体スケジュールを考える上で重要事項だけ全体スケジュールに入れましょう。
人によってはステージの本番スケジュールだけを見たいのに弁当の入りの
スケジュールがやたら細かく書かれていて見づらいのは本末転倒。
現場の最大公約数を考えて便利な資料作りを心がけましょう。
今後便利な雛形をアップロードするなども検討したいなと思っています。
設営、リハーサル、出演者のスケジュールの組み立て方はまた別の機会に記事を
書きたいと思います。
【プログラム】
運営側とは言えどもどんな内容のステージ進行かはざっくりと把握した方が
総合的に良いイベントになると思いますのでこれも載せておきましょう。
・進行表(プログラム、タイムテーブル、式次第)
言葉のブレがありますが、大体は同じ意味です。
しいて言うなら進行表とタイムテーブルは時間に合わせてプログラムを整理したもの。
プログラムはそれぞれの時間の記載のない内容だけのもの。
この言葉のブレ問題は新規参入者にとっては結構厄介ですよね。
これも別の機会に分類表を作成したいなと思っています。
【会場図面】
スケジュールと図面はマニュアルの最もよく見るページの2大巨塔ですね。
・会場構成図
・会場平面図
・会場立面図
・会場断面図
・控室配置図
・サイン図
・誘導、導線計画図
図面的にはこんなページがよく入ってきます。
会場構成は平面図に分かりやすく部屋の役割を書き入れたもので、
使用する部屋、入口や搬入口、受付配置や控室配置、関係者席をまとめたりします。
平面、立面、断面は基本的には技術スタッフ用に必要なサイズ検証用や
備品配置確認用で使用しますので、上記の運営上必要な情報はあまり目立っていません。
断面図が役に立つケースもそれなりあったりしまして、
プロジェクターや生カメの配置により頭のかぶりなど検証する際に使います。
控室配置は3つ以上あればマストで入れるべきです。
誰がどの部屋に何名入るかなどを書き入れましょう。
入れ替えがある場合は使用時間などを入れる場合も多いです。
サイン図は正確には文字校正用のデザインを掲載するのと配置図を入れます。
サインの配置は運営スタッフ側で行うことも多いので、数多くサインを設置する場合には
ぜひ入れて下さい。
誘導動線計画はサイン図やスタッフ配置図とセットになることも多いですが、
導線が複雑な場合に入れ込んで下さい。
前半はこんなところですね。
次回は後半について解説します。
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