イベントの準備をすすめるにあたってよく耳にするワード。それが運営マニュアル。皆さんはどんな運営マニュアルを目にしますか？いきなり上司に作れと言われて結構困ってる人もいますよね。今回は効率のいい運営マニュアルの作り方をご紹介したいと思います！
2018年3月14日投稿

運営マニュアルとは

自分もイベント会社の端くれとして、他社にものも含めてたくさんの運営マニュアルを目にしますが、本当に皆さんそれぞれですね。言い方を変えると、バラバラで統一性がなかったりします。

そもそも運営マニュアルとはなんなんでしょう？運営マニュアルとは現場のスタッフが何度も目にする資料集、決めごとを整理したルールブックであるべきと思っています。イベント制作において運営マニュアルはどのような位置づけかと言いますと、

構想→企画書→実施計画書→運営マニュアル(ここ)

にあたり、最終のアウトプット物にあたる資料です。そのため現場のスタッフが目にしても役に立たないものは運営マニュアルとは呼ぶべきじゃないと思います。

ではその作成のポイントをご紹介します。

　

①「無駄にページ数を増やさない」

一番大きなポイントはここ。すごく勘違いされがちなんですが、ページ数が多い壮大な資料＝いい資料 神話がいまだにはびこっています。情報量が多すぎると現場のスタッフがどこを見ていいのか分からなくなり役に立たない資料になってしまいます。あくまで運営マニュアルは現場がうまくいくためのもの。コスパのいい情報を必要最小限でまとめることが非常に重要です。「一応これも載せておくか」というレベルで安易にページ数を増やすのは絶対にやめましょう。

②「検討中の情報を掲載しない」

これも結構ありがちです。一長一短があるのは承知の上でいいますが、現場のスタッフが混乱してしまうので中途半端な情報を載せるのは止めましょう。何も情報がないよりはマシと言う場合に限り、検討中などの表記とともに載せるようにして下さい。

③「間違った情報を載せない」

運営マニュアルを作る際はここに一番注力して欲しいと思います。現場のスタッフは運営マニュアルに載っている情報を決めごととして動きます。些細なミスでもそれが誤解を招きやすく、タイトな現場スケジュールだったりするとそれが取り返しのつかないことになりかねます。



どうですか？心当たりあったりしませんか？見直し校正作業は簡単なようですごく難しい業務です。で1人ではなく読み合わせなどをしながら複数の人でチェックを行うことをおすすめします。

運営マニュアルってどんな情報を載せるべき？

項目は大きく分けてこんなところかと思います。

• 表紙
• 開催概要(日時･場所)
• 会場アクセス(最寄り駅からのアクセス･周辺図)
• 組織図(担当区分など)
• スケジュール(日程別の大枠スケジュール→日別へ)
• プログラム(ステージ進行表など)
• 会場図面(会場構成･会場平面図･立面図･サイン図･動線計画)
• スタッフ配置(時間や人数、業務内容)
• 手配物資料(備品リスト･お弁当数)
• 注意事項(服装･身だしなみ)
• 緊急時対応

イベント内容に応じて、これに足し引きするのがベーシックな運営マニュアルかと思います。

制作段階の大きなポイントが2つあります。

①時間をかけすぎない

イベント準備はすごく手間がかかります。特に本番が近づくにつれやるべき作業が雪だるま式に増えていきます。そんな中、運営マニュアルづくりに時間をかけすぎて本来やるべき連絡や手配がおざなりになっていては本末転倒。時間面でもコスパのいい制作を心がけましょう。


②決めごとが固まってから作成に入る

上司からマニュアルを作りながら内容を詰めようとか言われたりします。自分が上の立場になったら時間の無駄なので悪しき習慣を根絶しましょう。ただでさえ情報量が多いマニュアルですが、情報の最新化、同期をとるために数倍も手間が増えます。前段階で大枠の決めごとだけを整理した実施計画書を作成し、関係者と十分遣り取りをした上で運営マニュアルの作成に取り掛かりましょう。

次回は具体的にPCでの作成作業、項目ごとの情報の載せ方について書きたいと思います。それでは今回はこのへんで。