ホテルでの現場はちょっと独特のルールがありますよね。今までたくさんのホテルの宴会場でイベントを行わせていただきました。その経験から、ホテルで心強い味方の黒服さんとのお付き合いの仕方をご紹介したいと思います。
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ホテル宴会場とは

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まず、ホテルでのイベントの会場となる「宴会場」についてご説明します。
大きなホテルにはだいたい宴会場と呼ばれる大きなイベントホールのスペースを持っています。週末の用途のメインはなんと言っても結婚式(ホテルでは婚礼とかブライダルとか言います)。そして企業のセミナーやパーティー、記者発表会、医療系の学会、政治家のパーティーなど多岐にわたります。

宴会場という名称から分かるようにホテルの大きな会場は基本はレストランです。必ず裏に厨房設備があり、飲食の提供を行うことができる仕様となっています。またこれはマストかどうかは分かりませんが、だいたいは豪華なシャンデリア、複雑な柄のカーペット、重厚なドアが備わっていて、格式高い空間を演出しています。

もう一つの特徴が、会場費が高いということです。それもそのはず、先程書いたように基本はレストランなんですね。会場費という考え方というより、飲食を提供してそれを食べる空間なのです。そのため、空間だけを使用しようとすると飲食にあたる設備や人材が無駄になってしまうので、その分の営業補償的な費用がどうしても発生してしまい、結果通常のイベント会場を使うよりかなり高くなります。そのため一番フィットした使い方がブライダルになるんですね。


「黒服さん」とはどんな存在?

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タキシードを着た熟練のマネージャークラスのホテルスタッフのことを黒服さんと言います。これはホテル業界やホテルでイベントよく行っている人にしか伝わらない表現かもしれません。画像を貼っちゃいましたが、カイジの世界のこの黒服ではありませんよ。ホテルのスタッフさんに「宴会場担当の黒服さん」と言えばほぼ100%伝わるでしょう。

この黒服さんですが、大きな宴会場となるとステージ周りで1名もしくは2名はお手伝いしてくれます。瞬間的にはもう少しお手伝いをお願いできる場合もあります。そのお手伝いというのがどこまでのことをお願いできるかですが、


1.登壇者の登壇アテンド
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登壇の促し、椅子引き、階段のケア、ステージ上の立ち位置案内などをお願いできます。登壇者にとってはすごく心強いですよね。そして見た目もスマート。たまに不慣れなスタッフがコソコソとやっているのを見ますが、体制に余裕があって業務が重複しない限りはお願いできますので、是非とも活用しましょう。


2.乾杯ドリンク渡し

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これはまさに黒服さんにお願いすべきポジションです。乾杯のドリンクを渡すタイミングって実は結構難しいんです。だいたいが、短めのご挨拶→登壇者目配せ→ドリンク渡し→乾杯→グラス受け取り→後段アテンドという流れになりますが、どれぐらい離れた位置で待機するかも地味に難しいです。また目配せのタイミングもやたら早い場合、やたら遅い場合もありますので、全く経験のないがジャンガジャンガ的な変な空気にしてしまうことは少なくありません。できればここはスマートに対応してくれる黒服さんにお願いしましょう。


3.備品準備
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ホテルさんにある備品の設置は全てホテルスタッフさんにお願いできます。イベントホールなどと違って自分で倉庫に行って取りに行く必要がないのです。ホテルには様々な備品がそろっています。テーブル、イス、ポータブルステージ、テーブルクロス、演台、手元明かりなどなど。これらを設置する時は黒服さんにお願いしましょう。ホテルも手慣れた手付きでポータブルを組み立てたり、テーブルクロスを巻いたりしてくれます。とはいえ、ホテル側も忙しい時間はありますので、分かる範囲のことやちょっとした移動ぐらいは自分でやりましょうね。


4.VIPの誘導
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たくさんのVIPを受け入れているホテルではVIPの誘導はお手のものです。到着した際の車寄せの受けから、控室の誘導、エレベーター対応、会場までの案内、お帰りのタクシー手配などもお願いすれば対応してくれます。VIPと言っても、慣習的には企業VIPや自治体首長、政治家などの対応をお願いすることが多いです。タレントさんはキャスティング担当がやっているイメージですかね。それもおそらく会場内の場所が不案内なので一緒に案内をお願いしたいと相談したら、余裕がある時間帯なら対応してくれるでしょう。


5.お水の準備
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意外と機会があるのがこちら。ホテルではグラスのお水を無料で用意して頂けます。ちなみにミネラルというと、ペットボトルに入った有料のお水が出てきますのでご注意を。お願いしたい場合は、ホテル黒服さんにお願いしましょう。ステージの袖に待機している司会者や出演者用にお水を出したい時はとっても助かります。あと控室にお水のセット(サーバーとグラス)をお願いしたい場合も無料で頼めますので是非利用してみて下さい。



ホテルの黒服さん実に頼りになります。高級な施設な分、しっかりとサービスを享受することをおすすめします。ただし、黒服さんたちもサービス(給仕)をしている時やドンデンを行っている時は忙しいのでこれらをお願いでない場合もありますのでご注意を。

ということで今回はこのへんで~