今回ははじめてのカテゴリーに挑戦してみたいと思います。それは「企画」です。自分はプランナーでも何でもありませんので、あくまで経験に基づく持論です。自分が認識している範囲で「イベント業界における企画とは」について解説したいと思います。
企画書ってどのようなものだと思いますか？イベントでどんな内容を行うか？イベントでどんな演出を行うか？イベントでどんな運営を行うか？それも一理ありますが、多分そうではありません。それはそれぞれの計画の説明資料で枝葉に過ぎません。
イベントにおける企画書とは、それはズバリ、イベントを実施するかどうかの判断を行うための資料だと思っています(あくまで持論ですよ)。実施する時の「言い訳書」なんです。
演出や運営はあくまで実施を前提とした計画であって、企画ではありません。まずはいろいろなコミュニケーション施策(TVCM･新聞広告･雑誌広告･WEB･DM･OOHなど)がある中でイベントをやるべきということを主張する必要があるのです。
イベントの実施にはいくつかのフェーズがあります。これも自分の表現なので各社ごとの表現や考え方はあると思いますが、
「企画」はこの最初の段階にあたります。ですので、企画段階でやたらと実施計画段階や制作段階で詰めるべき内容を書き込んで無駄なページを増やすのはあまり賛成できなかったりします。
では、企画書とはどんなことを書くべきか。
まずは全体の目的を明確にする必要があると思います。なぜなんのためにこのイベントを行うのか、ターゲットは誰か、実施することで達成できることはなにか、どんな問題が解決できるかなどです。
それがあった上で基本計画段階のどこの会場がいいか、どの時期が良いか、どんな手法がいいか、どんな人をブッキングするかを落とし込んでいきます。目的が明確になっていないイベントの制作はだいたい迷走している気がします。特に企画段階をすっ飛ばし、実施することが前提のイベントの場合は迷走しがちです。書面化されていなくても誰かの頭の中にバシッと目的が定まっていればいいんです。これができていないと、現場直前でそもそも論の話がたくさん出てきっちゃったりもします。
次にやるべきなのがこれかなと思います。企画書として、細かく紙に落とし込む必要はないのですが、まずは目的をちゃんとリストアップして、書き出すことをオススメします。大きなプロジェクトになればなるほど、同時並行でいろんな方が関わるので目的意識の共有が重要になります。
リストアップした後はプライオリティ順に並べ替えましょう。TV番組でよくあるようなランキング化です。そう考えたら遊び感覚でできませんか？
そしてこのランキングを作った後にパラメーターの振り分けを行います。予算上の振り分けではなく、あくまで感覚で構いません。要は全て100％ではできないということを感覚的に認識することに意味があります。迷った時に重要性のバランスが見えてくるかも知れませんよ。
ちょいと横道それますが、企画で悩む時はだいたい基軸がブレている時だったりします。そんな時はなにか基軸を固定することをオススメします。
会場はここで実施するとして、スケジュールはこの日で決めるとして、予算はいくらとして、出演者は誰々がブッキングできるとしてなどです。
確度の高い仮の設定を決めることで企画は具体的な内容の検討に入ることができます。これを何も決めずに調査、検討ばかりしていると、何がいちばん大切なのかを見失い、漠然と全方位的にフワッとした検討しかできなくなってしまいます。
その基軸を決める際に重要になってくるのが、目的のプライオリティ。それが整理できていると、「一番大事なことはこれ、それ以外はこの程度でOK」と判断がしやすくなります。一番大事なことをちゃんと満たせる基軸を決め、内容を深掘りしていくことで深い検討ができるようになります。
イベントプランナーに憧れている人には申し訳ないぐらい夢もチボーもないのですが、前時代的なことを承知で言いますと、企画書は予算を引き出すための「言い訳書」だったりします。
企業というものは10万の内容には1ページの「言い訳書」でも十分だったりしますが、1000万には1000万なりの、1億なら1億なりのページ数の「言い訳書」が必要になります。時代が変わってきていますが、それでもやはり1億の予算にはやはりチョロっと書いた1ページの「理由書」だけでは話が進みません。
とてつもなく吟味して凝縮した1ページ企画書というものもありますが、それはかなりレアケースかと思います。プランナーという響きはかっこよく聞こえますが、実はこの予算を使うに値する理由書を作る専門家なのです。
昔これはよく言われました。プレゼンを行う機会はなくても、企画書だけで全てが分かるように作って欲しい。これ辛いんですよね。その企画書がどんな使われ方をするかをちゃんと説明もしないくせにそういうことを言う人がいますが、是非とも止めていただきたいです。企画書自体の目的が不明なままだと全方位に注力しなくてはならない散漫な企画書になりやすいです。営業セクションなどクライアントの要望を引き出す側はこの企画書自体がどんな役割を持っているかちゃんと説明をしましょう。
コンペでプレゼン前提の企画書なのか、話のきっかけにするためのお土産的な企画書なのか、社内で回覧するための企画書なのか、パッケージプランの説明のための企画書なのか、当て馬(一応の比較材料としての資料)のための企画書なのかなどは明確にすべきかと。イベントプランナーっていろんな方に振り回されて大変なんですよね。イベントプランナーの出番の前にすべきことがたくさんあるんですよね、本当は。
一方企画書がないケースもたくさんあります。近年決済を行うスピードはどんどん早まってきています。十分な資料がなくても判断できることが多くなり、企画書をしっかり作り込むという文化自体時代遅れになってきている気がします。PPTで資料を作ること自体が目的となってしまい、内容が形骸化してしまって非効率なので、PPTで資料作りすることを禁止する企業が増えているという話もチラホラ聞きます。これも時代とともに変わっていくでしょうね。
具体性のない話が多くなってしまいましたが、少しはお役に立てていますでしょうか。
企画書づくりで悩んだ際は是非参考にしてみて下さい。また別の企画に企画書の説明の仕方の流れについて解説したいと思います！
企画とは、企画書とは
企画書ってどのようなものだと思いますか？イベントでどんな内容を行うか？イベントでどんな演出を行うか？イベントでどんな運営を行うか？それも一理ありますが、多分そうではありません。それはそれぞれの計画の説明資料で枝葉に過ぎません。
イベントにおける企画書とは、それはズバリ、イベントを実施するかどうかの判断を行うための資料だと思っています(あくまで持論ですよ)。実施する時の「言い訳書」なんです。
演出や運営はあくまで実施を前提とした計画であって、企画ではありません。まずはいろいろなコミュニケーション施策(TVCM･新聞広告･雑誌広告･WEB･DM･OOHなど)がある中でイベントをやるべきということを主張する必要があるのです。
イベント実施におけるフェーズ
イベントの実施にはいくつかのフェーズがあります。これも自分の表現なので各社ごとの表現や考え方はあると思いますが、
- 企画段階
- 基本計画段階
- 実施計画段階
- 制作段階
- 現場準備段階
- 現場
- 報告段階
「企画」はこの最初の段階にあたります。ですので、企画段階でやたらと実施計画段階や制作段階で詰めるべき内容を書き込んで無駄なページを増やすのはあまり賛成できなかったりします。
企画とは大きな目的の設定
では、企画書とはどんなことを書くべきか。
まずは全体の目的を明確にする必要があると思います。なぜなんのためにこのイベントを行うのか、ターゲットは誰か、実施することで達成できることはなにか、どんな問題が解決できるかなどです。
それがあった上で基本計画段階のどこの会場がいいか、どの時期が良いか、どんな手法がいいか、どんな人をブッキングするかを落とし込んでいきます。目的が明確になっていないイベントの制作はだいたい迷走している気がします。特に企画段階をすっ飛ばし、実施することが前提のイベントの場合は迷走しがちです。書面化されていなくても誰かの頭の中にバシッと目的が定まっていればいいんです。これができていないと、現場直前でそもそも論の話がたくさん出てきっちゃったりもします。
イベントの実施目的の例
よくあるイベントの実施目的をまとめてみました。- 来場者をたくさん集めたい
- 商品を告知したい
- 商品を買って欲しい
- 配信を行いたい
- この人にイベントに出て欲しい
- 口コミを広げたい(SNSで拡散)
- 派手な演出を行いたい
- 安くやりたい
- 儲けたい
- 予算が余ったので消化したい
- 余っているもの(コンテンツやリソース)を使いたい
- イベントやってる感(リア充感)を演出したい
- 使ったことない会場でやりたい
- メモリアル(記念)としてこんなイベントをやりたい
- メッセージを伝えたい
- 仲間意識を強めたい
- 参加者同士のコミュニケーションの場にしたい
- 主催者と参加者のコミュニケーションの場にしたい
- 参加者の印象に残るイベントにしたい
- 記録映像を今後販売したい
方向性のランキング化からのパラメーター振り分け
次にやるべきなのがこれかなと思います。企画書として、細かく紙に落とし込む必要はないのですが、まずは目的をちゃんとリストアップして、書き出すことをオススメします。大きなプロジェクトになればなるほど、同時並行でいろんな方が関わるので目的意識の共有が重要になります。
リストアップした後はプライオリティ順に並べ替えましょう。TV番組でよくあるようなランキング化です。そう考えたら遊び感覚でできませんか？
そしてこのランキングを作った後にパラメーターの振り分けを行います。予算上の振り分けではなく、あくまで感覚で構いません。要は全て100％ではできないということを感覚的に認識することに意味があります。迷った時に重要性のバランスが見えてくるかも知れませんよ。
迷走した場合はなにか基軸をひとつ固定する
ちょいと横道それますが、企画で悩む時はだいたい基軸がブレている時だったりします。そんな時はなにか基軸を固定することをオススメします。
会場はここで実施するとして、スケジュールはこの日で決めるとして、予算はいくらとして、出演者は誰々がブッキングできるとしてなどです。
確度の高い仮の設定を決めることで企画は具体的な内容の検討に入ることができます。これを何も決めずに調査、検討ばかりしていると、何がいちばん大切なのかを見失い、漠然と全方位的にフワッとした検討しかできなくなってしまいます。
その基軸を決める際に重要になってくるのが、目的のプライオリティ。それが整理できていると、「一番大事なことはこれ、それ以外はこの程度でOK」と判断がしやすくなります。一番大事なことをちゃんと満たせる基軸を決め、内容を深掘りしていくことで深い検討ができるようになります。
企画書は予算を引き出す「言い訳書」
イベントプランナーに憧れている人には申し訳ないぐらい夢もチボーもないのですが、前時代的なことを承知で言いますと、企画書は予算を引き出すための「言い訳書」だったりします。
企業というものは10万の内容には1ページの「言い訳書」でも十分だったりしますが、1000万には1000万なりの、1億なら1億なりのページ数の「言い訳書」が必要になります。時代が変わってきていますが、それでもやはり1億の予算にはやはりチョロっと書いた1ページの「理由書」だけでは話が進みません。
とてつもなく吟味して凝縮した1ページ企画書というものもありますが、それはかなりレアケースかと思います。プランナーという響きはかっこよく聞こえますが、実はこの予算を使うに値する理由書を作る専門家なのです。
独り歩きする企画書
昔これはよく言われました。プレゼンを行う機会はなくても、企画書だけで全てが分かるように作って欲しい。これ辛いんですよね。その企画書がどんな使われ方をするかをちゃんと説明もしないくせにそういうことを言う人がいますが、是非とも止めていただきたいです。企画書自体の目的が不明なままだと全方位に注力しなくてはならない散漫な企画書になりやすいです。営業セクションなどクライアントの要望を引き出す側はこの企画書自体がどんな役割を持っているかちゃんと説明をしましょう。
コンペでプレゼン前提の企画書なのか、話のきっかけにするためのお土産的な企画書なのか、社内で回覧するための企画書なのか、パッケージプランの説明のための企画書なのか、当て馬(一応の比較材料としての資料)のための企画書なのかなどは明確にすべきかと。イベントプランナーっていろんな方に振り回されて大変なんですよね。イベントプランナーの出番の前にすべきことがたくさんあるんですよね、本当は。
一方企画書がないケースもたくさんあります。近年決済を行うスピードはどんどん早まってきています。十分な資料がなくても判断できることが多くなり、企画書をしっかり作り込むという文化自体時代遅れになってきている気がします。PPTで資料を作ること自体が目的となってしまい、内容が形骸化してしまって非効率なので、PPTで資料作りすることを禁止する企業が増えているという話もチラホラ聞きます。これも時代とともに変わっていくでしょうね。
具体性のない話が多くなってしまいましたが、少しはお役に立てていますでしょうか。
企画書づくりで悩んだ際は是非参考にしてみて下さい。また別の企画に企画書の説明の仕方の流れについて解説したいと思います！
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